5 אתגרי תקשורת נפוצים - ו-5 טיפים לתקשורת אפקטיבית במקום העבודה

יום ב', 11 באפריל 2022

 

 

 

מאת: לאורן ריד, זום

בין אם אתם עובדים מהבית או במשרד, תקשורת היא קריטית להצלחת הארגון שלכם ועובדיו. תקשורת אפקטיבית משחקת תפקיד מפתח בבניית צוותים חזקים ופרודוקטיביים שעובדים בשיתוף פעולה לקראת מטרה משותפת. תקשורת לא יעילה עלולה להוביל לפגיעה בפריון העבודה ובתרבות הארגונית, לזרוע חוסר אמון ואי ודאות, או לגרום לבלבול ותסכול בקרב העובדים. לכך עשויות להיות השלכות חמורות עבור הארגון שלכם.

מדוע תקשורת במקום העבודה יכולה להיות כה מסובכת?

הטכנולוגיה הובילה לכך שאנו מחוברים אחד לשני יותר מאי פעם. הודות לסמארטפונים, מחשבים ניידים, טאבלטים ומכשירים אחרים, אנחנו יכולים ליצור קשר עם עמיתים ולקוחות בהתראה של רגע, גם כשאיננו נמצאים במשרד פיזית. "עידןהגמישות" הזה הוביל לשינויים אדירים באופן שבו אנו ניגשים לעבודה, וכך נחשפו גם הזדמנויות חדשות. אבל, היכולת לעבוד מכל מקום הציגה גם כמה אתגרי תקשורת חדשים.

הנה 5 סיבות לכך שתקשורת במקום העבודה יכולה להתקלקל ולהפוך ללא יעילה:

1. יש לכם יותר מדי פגישות (מיותרות)

שיחות ועידה בווידאו הקלו על המפגש עם עמיתים, אבל רק בגלל שאנחנו יכולים, זה לא תמיד אומר שאנחנו צריכים. תזמון יתר ללא מושג ברור לגבי מה הפגישה אמורה להשיג מלכתחילה יכול להשפיע לרעה על התקשורת במקום העבודה בעקבות מיאוס מהפגישות, ריבוי משימות במהלך פגישות ודיונים לא יעילים. אם אי פעם יצאתם מפגישה בהרגשה מבולבלת או מתוסכלת, ייתכן שזו הסיבה.

2. אתם "תמיד מחוברים" - בקטע רע

כאשר יש מכשירים שמאפשרים לנו להישאר מחובר לעבודה כל הזמן, זה יכול להוביל לציפייה שאנחנו תמיד זמינים. תקשורת במקום העבודה עלולה להיות מסובכת, או אפילו לא מתפקדת ממש, אם יוצרים איתנו קשר בכל שעות היום, או הלילה, מסיבות לא דחופות.

3. אתם נכנסים ויוצאים מהמשרד - וכך גם כל השאר

המשרד הוא לא מרכז העבודה שהיה פעם. בעוד שמודלים מרוחקים, היברידיים ומפוזרים של עבודה מציעים גמישות רבה יותר לעובדים, ייתכן שתהיתם, "איפה כולם?" כאשר מנסים למצוא מישהו במשרד לדבר איתו על רעיונות. שיתוף פעולה אורגני יכול להיות קשה יותר ללא הכלים הנכונים במקום.

4. כולם משתמשים באפליקציות שונות

אם לארגון שלכם אין פתרון תקשורת יעיל, העובדים עשויים לפנות לכלים המועדפים עליהם כדי לתקשר עם עמיתים. זה יכול להוביל לשימוש במספר אפליקציות או פלטפורמות שונות ברחבי הארגון. ייתכן שעובדים לא יודעים מהי הדרך הטובה ביותר לתקשר עם עמיתיהם כדי לקבל את התגובה המהירה ביותר - האם זה דואר אלקטרוני, טקסט, Slack, Zoom Chatאו משהו אחר לגמרי?

5. אתם לא יודעים מה המנהלים שלכם חושבים

עם יותר עובדים שעובדים מרחוק, בהחלט יכול להיות קשה להרגיש מחובר לחזון, האסטרטגיה וההשקפה הכוללת של החברה, או להבין את ההיגיון מאחורי כל הפעולות שצוות המנהלים נוקט בהן. הללו  צריכים לתקשר עם כוח העבודה שלהם לעתים קרובות, בשקיפות רבה ככל האפשר, כדי לזכות באמון ולמנוע הפצת שמועות או חוסר שביעות רצון.

כיצד לשפר את התקשורת במקום העבודה?

אם חוויתם את כל המורכבות של תקשורת במקום העבודה או אפילו את כולן, הנה כמה דרכים להתמודד עם האתגרים הללו ולשפר את הקשרים בעבודה.

1. שפרו את תרבות הפגישה שלכם

אם אתם מוצא את עצמכם קופצים לתזמן פגישה לכל נושא, שאלו את עצמכם אם שיחת טלפון מהירה, או צ'אט קבוצתי, עשויים לעבוד במקום. כאשר כן מארגנים פגישה, וודאו שיש סדר יום מובנה כך שכולם ידעו על מה ידונו, ונסחו בבירור את השלבים הבאים או התוצאות בסוף.

2. הציבו גבולות לתקשורת במקום העבודה

רוצים לשבור את ההרגל של להגיב לאימיילים או להודעות טקסט בעבודה עד מאוחר בלילה? התחילו בזיהוי הגבולות שלכם, כמו הפסקה בתקשורת אחרי 18:00. לאחר מכן, ראו כיצד פתרונות התקשורת במקום העבודה שלכם יכולים לעזור לכם לתמוך ביעדים האלה, כגון הגדרת הנוכחות ב-Zoom Chatל"אל תפריעו" בערבים, ועדכון הגדרותשעותהעסקיםשל Zoom Phoneכך ששיחות טלפון יעברו אוטומטית לתא הקולי.

3. השתמשו בפתרונות המיועדים לשיתוף פעולה וירטואלי

אם הצוותים הווירטואליים או ההיברידיים שלכם נאבקים לבצע שיתוף פעולה בזמן אמת, נסו פתרונות כמו Zoom Whiteboard, המספק מרחב ?לוח לבן? מתמשך לחברי הצוות ועליו ניתן להזין את הרעיונות והמשוב שלהם בקצב שלהם. ניתן גם להגדיר ערוץ Zoom Chatעבור פרויקט מסוים ולבקש מחברי הקבוצה לשחרר קבצים, תמונות ורעיונות למקום אחד.

4. ייעלו את התקשורת עם "חווית פלטפורמה"

יצירת חווית תקשורת יעילה יותר צריכה להיות עקבית בכל הארגון, והיא גם דורשת מעורבות של העובדים. הקשיבו היטב למה שהעובדים שלכם צריכים כדי לתקשר ביעילות עם עמיתיהם, כדי למצוא פתרון שהם באמת רוצים להשתמש בו. לאחר שיישמתם את זה בכל הארגון, אפשרו לעובדים להפיק את המירב מפלטפורמת התקשורת שלהם. הפכו את המעבר לקל ואינטואיטיבי על ידי הצעת הדרכות, תהליכים שיכולים לטפל בחוסר יעילות וטיפים וטריקים פשוטים שיעזרו להם לתקשר טוב יותר.

5. צרו תרבות פתוחה של תקשורת - מלמעלה למטה

תקשורת עקבית מראשי הארגון חיונית לתרבות הארגון. העובדים צריכים להרגיש בנוח לפנות למנהלים ולהיות בטוחים שצוות המנהיגות מעביר להם מידע חשוב בזמן. קיימו פגישות בנוכחות מלאה על בסיס עקבי כדי לעדכן את העובדים בחדשות האחרונות באמצעות Zoom Webinarכדי להגיע לעובדים מרוחקים. מנהלים יכולים גם להישאר פעילים בצ'אטים של החברה או לתקשר לעתים קרובות בדוא"ל כדי ליידע את העובדים שהם בסביבה ופתוחים לקבל הודעות.

כלים לתקשורת יעילה

תקשורת יעילה במקום העבודה לא אומרת להיות מחובר 24/7 - זה אומר לתקשר בדרכים המשפיעות ביותר, להגיע לעובדים עם המסר הנכון בזמן ובמקום הנכון. הפתרונות שעומדים לרשותכם אמורים לעזור לכם לשפר את יעילות התקשורת שלכם כך שיהיו לכם פחות חוטים מצטלבים ותגיעו לפרודוקטיביות רבה יותר.

הכלים לתקשורת יעילה בין צוותים היברידיים הם בעיקר דיגיטליים ומבוססים בענן, ומאפשרים לעובדים מרוחקים ובאתר לשתף פעולה למרות הימצאם במקומות שונים. שיחות ועידה בווידאו, צ'אט, טקסט, דואר אלקטרוני, לוחות דיגיטליים, סמינרים מקוונים ופתרונות טלפון בענן עוזרים לעובדים להתחבר בצורה גמישה לכל מצב. בנוסף, תדעו שגם לקולגות שלכם יש את כל אותם הכלים לעבוד ביעילות ולבצע את העבודה.