חסכון בעלות החזקת מלאי

יום א', 25 בנובמבר 2018

 

מאת יצחק בן עוזר 

 

כמעט כל ארגון מחזיק מלאי. בשנים האחרונות צצו ארגונים שמשמשים כמעין מתווכים בין הספקים ללקוחות כאשר הם אינם מחזיקים במלאים וכאשר יש ביקוש למוצר מסוים הם מאתרים במהירות את הספק המתאים ומעבירים ממנו את המוצר ללקוח הסופי. זהו המודל העסקי של ארגונים כמו: אמאזון או אתר ההזמנות booking.com  שמוכר יותר לינות מרשתות בתי מלון גדולות שהשקיעו סכומי עתק בבניית בתי מלון.  המודל הזה אינו מתאים לכל ענף ויש הרבה ענפים שנזקקים למלאי ומאמר זה מתמקד בהצעות שנועדו להקטין את עלות המלאי בארגונים שכאלה.

אחד המרכיבים של העלויות של ארגון יצרני או ארגון שעוסק במכירות הוא עלויות שקשורות במלאי. במפעל יצרני מדובר במלאי חומרי גלם/עזר/אריזות,מלאי מוצרים בתהליך ומלאי של תוצרת גמורה. ברשת שמוכרת פריטים המלאי מתייחס למלאים במרכז הלוגיסטי,במחסן של החנות ועל המדפים בתוך החנות. העלויות של המלאי מתחלקות למספר קבוצות:

  1. עלות הפקת הזמנה
  2. עלות הרכישה
  3. עלות אחזקת מלאי

עלות הפקת הזמנה מתייחסת למרכיבים הבאים:

א1. איתור הצורך ליצירת הזמנה (בדיקה פיזית,פלט ממערכת מידע)

א2. בדיקת חלופות הן לגבי המוצר והן לגבי ספקים שיכולים לספק אותו

א3. השוואת הצעות

א4. הדפסת הזמנה וחתימה על ההזמנה

א5. העברת ההזמנה לספק

[ הערה: בחלק מהמקרים חלק מהסעיפים שאוזכרו לעיל הם שוליים מבחינת

              העלות וניתן להתעלם מהם. לדוגמא: יש פער בהשקעת זמן אם צריך

              להזמין משחת שיניים או מנוף/כבאית/משאית ]

עלות הרכישה מורכבת מהמחיר של הפריטים בהזמנה,עלויות המשלוח ועלויות מימון במידה ונדרש מימון חיצוני כדי לשלם לספק.

אחזקת מלאים עולה כסף. יש עלויות של רכישת/השכרת נכס, הוצאות

של תחזוקת הנכס:מים,חשמל,ארנונה,קירור,שמירה,ביטוח וכמובן על העלויות שקשורות לעבודה במחסנים. מרכיבים נוספים שיש להביאם בחשבון הם:אובדן,

פריטים שפג תוקפם,גניבות ונזקים במהלך תקופת האחסון.

 

מרבית הארגונים הקלאסיים עברו מהפך בגישה לניהול המלאי. יצרניות גדולות אימצו תפיסה שנקראת: Just In Time  שלפיה הכמויות שבמלאי משמשות את תהליך היצור בטווח הקצר ואין כל צורך להזיק כמויות במלאי לאורך זמן כדי לתת מענה הולם לקו היצור בעוד מספר חודשים. היישום של תפיסה זו התאפשר עם הפיתוח של מערכות מידע שמחד התמקדו בתכנון ותפעול היצור ומאידך קשרו את

ניהול המלאי ופעילויות הרכש כולל תיאומים/הסכמות מול הספקים. התפיסה ה-"חדשה" קיצרה את משך השהייה של הפריטים במלאי וחסכה כסף רב. התפיסה של Just In Timeמחייבת שהזמן הנדרש להפקת הזמנה והעברתה לספק ימוזער למינימום האפשרי. מערכת המידע שמטפלת במלאי ורכש נדרשת לנהל יתרות פריטים במיקומים השונים בצורה מקוונת.

כל מכירה או ניפוק גוררים הקטנת מלאי בחנות ויכולים לעורר דרישה להעברה ממחסן/מרכז לוגיסטי שבעורף החנות (לא חייב להיות במבנה צמוד). ירידה של היתרה מתחת לכמות שהוגדרה ככמות שמתחת לה תגרור באופן אוטומטי יצירת הזמנה חדשה. הכמות המינימלית הזו לכל פריט  תלויה בכמות הנצרכת מהפריט בפרק זמן שנדרש לקבל אותו מהספק מרגע יצירת ההזמנה (Lead Time) .

בהחלט ייתכן שכמות זו לא תהא זהה לאורך כל השנה וזאת במידה וצריכת הפריט היא עונתית ומשתנה לאורך ציר הזמן. תת מערכת רכש מתקדמת מאתרת את הספקים הפוטנציאליים לכל פריט שיכלל בהזמנה מסוגלת להשוות ביניהם עפ"י פרמטרים שהוכתבו לה (מחיר,זמן אספקה,אמינות,עלות משלוח,ציון שניתן לספק ע"י הלקוח.....) ולשלוח לספקים המועדפים בקשות להצעת מחיר,לערוך השוואה מבין ההצעות שהתקבלו ולבחור את הספק ולהפיק את ההזמנה.

כל הפעילויות הללו ניתנות לביצוע ע"י מערכת מידע מתקדמת תוך שימוש בהעברת מסרים אלקטרוניים בין ארגונים ואינן מחייבות מעורבות אנושיתולכן ניתן לסיימן תוך זמן קצר מאחר ומערכות המידע יכולות לעבוד בכל שעות היממה ומהירות העיבוד גבוהה מאד. 

אלה שמפקפקים בשימוש במערכות מידע שכאלה יטענו שמישהו צריך לקרוא את ההזמנה לפני שהוא חותם עליה. אם הנוהלים של הארגון מחייבים זאת ההזמנה תגיע בצורה דיגיטאלית למורשה החתימה וזה יכול לחתום דיגיטאלית ולשחרר את ההזמנה לספק מייד בתום החתימה.

הכמות המינימלית שמוחזקת התבססה על מודל "שיני המשור" (Economic Order Quantity). זהו מודל דטרמיניסטי שמניח זמן אספקה אמין ובטוח מחד וצריכה/דרישה למוצרים ניתנת לצפייה ברמת דיוק גבוהה יחסית.

במציאות ניתן להיתקל במצבים שבהם המודל אינו מדויק. ממודל זה נגזר שקיצור התהליך של יצירת ההזמנה במספר ימים מביא להורדה ניכרת בכמות המלאי שצריך להחזיק.

המסקנה היא שארגונים שטרם הטמיעו את הרעיון צריכים לבדוק אם השקעהבשיפור תהליכים ובמערכות מידע תחזיר את עצמה ע"י צמצום עלויות ניהול המלאי לאורך השנים.

 

* יצחק בן עוזר שימש כמנהל פיתוח מערכות מידע ברשות הנמלים (לאחר מכן חנ"י) בין השנים 1978 ל-2005. פיתח את המערכות הפיננסיות של רשות הנמלים ואת המערכות התפעוליות (מטענים). בין היתר הוביל את פרויקט תס"ק ים שעסק במסרים האלקטרונים בין השותפים בקהיליית הסחר הימי.

לפרטים נוספים: ITZIKBEN2001@YAHOO.COM