חברת נמלי ישראל עוברת למערכת ניהול מכרזים ממוחשבת

יום ג', 19 בספטמבר 2017

חברת נמלי ישראל מייעלת את מערך ניהול המכרזים בארגון באמצעות מערכת מכרזים ממוחשבת. חברת טופ רמדור, ספקית פתרונות תוכנה ושירותי מחשוב מתקדמים לארגונים וחברות, הטמיעה מערכת לניהול המכרזים של חברת נמלי ישראל (חנ"י). הפרויקט ארך כחודש וחצי כאשר בתחילת 2017 יצא לפועל באופן רשמי לאחר שרשם הצלחות עם כ-25 מכרזים בעלויות של עשרות עד מאות מיליוני שקלים. מאז השקת המערכת חסכה חברת נמלי ישראל למעלה ממיליון שקל שהוקצבו למערך המכרזים.

תהליך המכרזים הידני ארך זמן רב ובמהלכו התרחשו שינויים במכרז שבהם יש לעדכן את המציעים, דבר שדרש בירוקרטיה לא פשוטה הכוללת הפקת כל התהליך מחדש עם השינויים ווידוא קבלתם בקרב המציעים.

בתמונה (מימין): גדי בן משה ראש אגף מערכות מידע בחנ"י, שמעון מלכא ראש מערך מכרזים בחנ"י, דרור שגב מנכ"ל רמדור, אתי שטיקל קליין מנהלת הישומים חנ"י, רונית רותם ממונה מערכות מידע חנ"י

שימוש במערכת מייעל את השיטה באופן משמעותי. המערכת מותאמת לכל גוף שעובד לפי חוק חובת המכרזים. המערכת מאפשרת להעלות את כל חומרי המכרזים לאתר אינטרנטי מאובטח, באמצעותו יכולים המציעים לעיין במכרזים ולהגיש הצעות בלחיצת כפתור באמצעות תיבת מכרזים אלקטרונית. כאשר ישנם שינויים הם מתבצעים באופן מידי און ליין והמשתתפים במכרז מקבלים על כך עדכונים בזמן אמת. לאחר פתיחת הצעות המכרזים המערכת מאפשרת לחנ"י לקבל באופן אוטומטי את כל המסמכים הנדרשים כולל טבלת השוואה בין המציעים.

כל אלו חוסכים לחנ"י ולמשתתפים במכרזים זמן וכסף  ומעניקים שקיפות במהלך ניהול תקין של הגשת המכרזים. החיסכון בתשומות מתבטא בין היתר במערכת הדיוור והמשלוחים ובהפחתת השימוש בנייר. בנוסף, המערכת מספקת תמונת מצב עדכנית על סטטוס המכרזים וכן שליטה ובקרה טובים יותר על המידע והתכנים שזורמים פנימה והחוצה. כמו כן, מאחר וכל הספקים מסוגלים לעיין בחומר המכרז ולהגיש הצעות בקלות, הדבר מאפשר לספקים שלא נמצאים בארץ בזמן המכרז להגיש הצעות מרחוק, וכן מרחיב את קהל המשתתפים מחוץ לישראל כאשר ספקים בינלאומיים יכולים בתהליך ממוחשב להגיש את מועמדותם מבלי שיצטרכו פיזית להגיע לישראל.