מסרים אלקטרונים במקום הרי נייר

יום ב', 14 באוגוסט 2017

מאת יצחק בן עוזר

כיום ניהול מערכות המידע מהווה גורם משמעותי בהתנהלותו של כל ארגון ומומלץ להשקיע משאבים בבניית מערכות מידע איכותיות. מערכת מידע ה-"תפורה" לארגון (כמובן שיש לתת מחשבה על הדינמיות שלה לאורך ציר הזמן) עשויה לשדרג את הארגון בצורה משמעותית.

מערכות מידע ש"נתפרות" לארגון מפותחות ע"י יחידת מערכות מידע פנימית או שנוצרות ע"י התאמה (קאטסומיזציה) של חבילת תוכנה חיצונית לצרכיו,מטרותיו והעדפותיו של הארגון. השיקולים שדוחפים הנהלות לרכוש חבילת תוכנה קיימת שמוצעת בשוק ולהטמיע אותה נובעת מהרצון לחסוך בזמן ובכסף בטווח הקצר.

ניתן לשפר את מערכות המידע בעלות קטנה יחסית (יחס תועלת/עלות גבוה) ע"י אימוץ שני העקרונות הבאים:

א.     הקמת בסיס נתונים ארגוני שמשמש את כל מערכות המידע בארגון כאשר

הנתונים (הגדרת הנתון והערכים האפשריים שלו מקובלים על הענף בו עוסקים בארץ ובעולם). העקרון הזה שניתן ליישמו במספר דרכים היוה את הבסיס לפיתוח מערכות ERPלקראת סוף המאה הקודמת.

ב.     איתור הניירת המועברת אל הארגון מבחוץ ומהארגון החוצה ולנסות המירה במסרים אלקטרוניים.

מאמר זה מתמקד בשימוש במסרים אלקטרוניים כתחליף לניירת שמועברת בין ארגונים שונים שפועלים באותה קהיליה עסקית. זהו פתרון פשוט וישים ונראה במבט ראשון מאד יצירתי בעוד שלמעשה מדובר ביישום מאד פשוט מנקודת מבט טכנולוגית. עלויות הפיתוח וההטמעה קטנות יחסית ותוך זמן קצר השותפים  שמייצרים ומקבלים את המסר יפחיתו משמעותית עת עלויות התפעול השוטף.  השימוש במסרים אלקטרוניים כתחליף להקלדה של טפסים שהודפסו במערכת מידע של ארגון אחר אינו מהפכה טכנולוגית אלא שינוי ארגוני פשוט למדי מההיבט הטכנולוגי אך מניב תועלות משמעותיות לכל המשתתפים בתהליך.

מהו מסר נתונים אלקטרוני או בלעז ELECTORNIC DATA INTERCHANGE  או בקיצור EDI.

ניתן למצוא בספרות המקצועית כמה עשרות הגדרות שונות. לדוגמא:

EDI  הוא מכאניזם להעברת אינפורמציה ממחשב של ארגון
 אחד למחשב של ארגון שני.

 בהתחשב ביריעה הקצרה שלפנינו אפסח על ההגדרות הנוספות ואתמקד באלמנטים החיוניים להגדרת אוסף של נתונים דיגיטאליים כמסר אלקטרוני:

 האלמנטים שמאפיינים מסר אלקטרוני הם:

 א. מידע עיסקי מובנה (לא טקסט חופשי).

 ב. הנתונים מועברים בין מערכות ממוחשבות של ארגונים שונים ולא בין אנשים  

      (אינו כרוך במעורבות אנושית כלשהי בשני הצדדים)

 ג. העברה באמצעים אלקטרונים (רשתות תקשורת,אינטרנט).

 ד. שימוש בתקנים (ענפי,לאומי אובינלאומי).

לאור המאפיינים הללו מסרים כדוגמת: דואר אלקטרוני או SMS  לא עומדים בקריטריונים של מסר נתונים אלקטרוני. 

התרשים נועד להסביר בצורה מפורטת את התהליך ולצורך

להדגמה בחרתי במערכת מידע שעוסקת בהדפסת המחאות ללקוחות/ספקים.

התהליך שהוצג בתרשים מורכב ומסובך (הדפסה מורכבת בגלל הפלט המיוחד,אבטחת ההמחאות,הכנסתן למעטפות,המשלוח,איסוף המעטפות וההפקדה בבנק). התחליף מהיר ויעיל והסכום נרשם בחשבון של המקבל ללא מעורבות של גורם אנושי כלשהו בארגון המקבל.

היתרונות של שימוש במסרים אלקטרוניים כתחליף להעברת טפסים הם:

1. שיפור השירות ללקוחות הארגון (צמצום משך קבלת שירות)

2. כושר קליטה ועיבוד כמעט בלתי מוגבל (אם בן תמותה  יכול לטפל בעשרות עד

       מאות טפסים ליום הרי שמערכות מידע מסוגלות לקלוט מאות אלפים ואפילו

       מיליוני מסרים ליום)

3. העברת המסרים אינה מוגבלת לשעות העבודה בכל אחד מהארגונים (לפעמים יש

     פערי שעות בגלל מיקום שונה על הגלובוס)והיא פועלת 24 שעות ביממה. אינה

     מחייבת הקצאת כח אדם למשמרות,תגמול עובדים בשעות נוספות או שכר עידוד

4. שיפור באמינות המידע המועבר (לאחר שמבצעים כהלכה את בדיקות הקבלה

        לא תהיינה שגיאות בהמשך)

5. חסכון בהקלדת נתונים. 

6. הידוק הקשרים בין השותפים העסקיים.

7. חסכון בעלות ניירת ובשטח אחסון.

8. חסכון בעלות דיוור/נסיעות להבאת הטפסים.

9. שליטה ובקרה טובים יותר (מידע על סטטוס בכל אבן דרך לאורך התהליך).

 

 מהן הנסיבות שדוחפות לפיתוח פרויקט של EDI

א.     כפייה ע"י גוף עסקי דומיננטי שאינו מותיר ברירה אחרת

EDI or DIE

ב.     התייעלות של הארגון

ג.       צורך ביצירת יתרון על פני המתחרים או לחילופין סגירת פער עם המתחרים

כאשר מדובר בטפסים שהכמות שלהם מאסיבית החסכון בכח אדם יכול להתבטא בעשרות ומאות משרות וגם קצב הטיפול גדל במספר סדרי גודל. בפרויקט תס"ק ים

שמרכז את המסרים האלקטרוניים בקהיליית הסחר הימי הושגו היעדים הללו.

 

מהם ה-"תירוצים" לדחיית הפעלתם של מסרים אלקטרוניים

 

א.     בעיות משפטיות (ראיות לבית משפט,היכן יתקיים משפט במקרה של שני ארגונים מארצות שונות).

ב.     סדר עדיפות שונה בין ארגונים.

ג.       עלות גבוהה יחסית בטווח הקצר לחלק מהשותפים.

ד.      מחייב הערכות ארגונית (שינוי ארגוני).

ה.     שילוב מערכות ישומיות במערכות EDI .

ו.       שעות פעילות שונות. 

ז.       שוני בין השותפים (ציוד, שפה, סטנדרט קיים).

ח.     אי זמינות (נפילת מחשב, תקלות תקשורת).

ט.     אבטחת מידע: שלימות החומר, זיהוי מקור, אישור מסירה, סודיות מידע.

י.        EDI היא שפה והיא דורשת תחביר קפדני ביותר. ועוד.

פרטים על כותב המאמר

יצחק בן עוזר בן 69, שימש כמנהל פיתוח מערכות מידע ברשות הנמלים (לאחר מכן חנ"י) בין השנים 1978 ל-2005. בוגר תואר ראשון בכימיה מהאוניברסיטה העברית, בעל תואר ראשון בכלכלה, תואר שני במנהל עסקים-מימון (1981) ו-Post Graduate  במערכות מידע (1987) מאוניברסיטת ת"א.

פיתח את המערכות הפיננסיות של רשות הנמלים בשנות ה-80 של המאה הקודמת ואת המערכות התפעוליות (מטענים) בשנות ה-90. בעשור האחרון לעבודתו הוביל את פרויקט תס"ק ים שעסק במסרים האלקטרונים בין השותפים בקהיליית הסחר הימי.  

תשובות לשאלות שתתעוררנה ניתן לקבל באמצעות הדוא"ל:

ITZIKBEN2001@YAHOO.COM