מנהלים - כך תנהלו את תקציב תשתיות ה-IT ללא הפתעות

יום ד', 30 באוגוסט 2017

 

מאת: אורין פלג מנהלת יחידת הייעוץ בחברת Energy Team

ניהול התקציב מתחיל בתהליכי עבודה נכונים שמאפשרים תכנון, מעקב, בקרה, דיווח, התייעלות ותקשורת שוטפת, מוגדרת וברורה בין מנהל התשתיות למנמ"ר ואף להנהלת הארגון. במרבית המקרים, מנהל התשתיות אשר לנגד עינו מטרה לשמור על זמינות המערכות, משקיע בפעילות השוטפת הכוללת טיפול בתקלות, תחזוקה, עליות לאוויר, דרישות משתמשים, הקצאות משאבים ועוד. בזמן תכנון התקציב, יש קושי בהגדרת הדרישות התקציביות עבור תכנון ארוך טווח והתוצאה הינה שמשקפים את הצרכים המידיים והדחופים ביותר.

תכנון תקציבי חלקי יוצר פערים בין מחלקת התשתיות למנמ"ר ומפתיע את הנהלת הארגון, ובכך פוגע ביכולת מנהל התשתיות לבצע שינויים מקיפים ומשמעותיים ולקדם את הארגון.

כך תנהלו זאת נכון:

1.      העמיקו את התקשורת בין מנהל התשתיות למנמ"ר ובין המנמ"ר למנכ"ל- במרבית הארגונים, הגורמים העסקיים אינם מחוברים לנעשה במחלקת התשתיות. מכאן, שההנהלה לא מכירה ומבינה את הדרישות וההוצאות הכרוכות בניהול התשתיות מה שמביא לכך שהמחלקה לא מקבלת את התקציבים הנדרשים. על מנת להגיע להבנה משותפת, יש ליצור תחילה תמונה ברורה שמשקפת את המצב כיום בכל אחד ממדי ניהול התשתיות – התשתיות עצמן, תהליכי העבודה, כלים תומכים ופונקציות. יצירת דשבורד מסוג זה היא השלב הראשון ביישור הקו בנוגע למצב הקיים והערך המתקבל מההשקעות הנוכחיות בתשתיות. מכאן, ניתן לבנות תכנית רב שנתית, מבוססת תעדוף ותקציב, המחוברת לצרכים העסקיים ומובנת על ידי כל הצדדים. כמובן שיצירת התכנית באופן חד פעמי אינו מספק ויש לבצע מעקב ועדכון שוטפים ולשקף זאת להנהלה.

2.      תכננו מראש- ישנן הוצאות ידועות מראש שלא מוצגות להנהלה בזמן. לדוגמא, אם היום מכונת האחסון בנצילות של 60%, וקצב הגידול השנתי ידוע, אזי בפועל ניתן לצפות מתי יהיה צורך במכונה חדשה. כלומר, ניתן בחישוב קיבולת נוכחית וקצב גידול לצפות מתי הארגון יצטרך מכונת אחסון חדשה ולהכניס זאת בצורה תקציבית מבעוד מועד. הטמעת תהליך Capacity planningמאפשרת תכנון תקציבי מראש, זמן מספק ליצירת תיחור ובחינה מסודרת של פתרונות והבחנה בין שגרת פעילות לפרויקטים חדשים. כך למעשה לא נותנים מענה רק למה שצריך היום אלא גם את הצפי לשנים הבאות, בעיקר בעידן שבו הצורך בתשתיות עבור הארגון הולך וגדל.

3.      נהלו את התקציב ברמת הפרויקט -  במקרים רבים, תקציב התשתיות נשכח גם כאשר מתוכנן פרויקט גדול. ארגונים "שוכחים" את השפעת הפרויקט על התשתיות, גם מצד מערכות המידע, בין אם מדובר בהגדלת קיבולת המשאבים הקיימים ובין אם בצורך בשדרוג ואף תוספת טכנולוגיות חדשות. עבור מנהל התשתיות זהו צורך טריוויאלי, ישיר וברור מאליו ואילו עבור ההנהלה ומקבלי ההחלטות בארגון זהו פרמטר שלא בא לידי ביטוי ולא נמצא בראש סדרי העדיפויות של התכנון התקציבי. ניהול פרויקט הוא תהליך בפני עצמו ובכדי להימנע ממצבים דומים מומלץ להטמיע נוהל עבודה כחלק מתהליך ה-DevOpsשבוחן בשלב הייזום את המשמעות על התשתיות ולשלב את מנהל התשתיות בשלב הערכת העלויות. באופן זה יוכל הארגון להעריך נכון את התקציב ולהימנע מהוצאות פתאומיות.

4.      אל תשכחו את העלויות החבויות –תכנון התשתיות בפרויקטים חדשים מורכב מרכיבים רבים שלא תמיד נלקחים בחשבון כשמגדירים את עלויות הפרויקט וכך גם לאחר אישור תקציב תשתיות לפרויקט מגיעים למצבים של הפתעות וצורך בהרחבה של התקציב ברגע האחרון. לאחר פירוט העלויות הישירות בפרויקט, יש לקחת בחשבון עלויות נלוות כגון עלות גיבויים, הגדלת רוחב הפס, כח אדם, ניהול וכיו"ב. עבודה עם תבנית בסיס קבועה של כלל הרכיבים אליהם יש להתייחס בעת תכנון פרויקט והתאמתה לפרויקט הנוכחי תקטין משמעותית את הסיכון ותביא להערכה מלאה ומדויקת יותר של עלויות הפרויקט.

5.      הסבירו מה ה-Trade off   וצרו חלופות– גם כאשר הכל מתוכנן וברור, יש אילוצים ולא תמיד ניתן להעמיד את התקציבים הנדרשים לטובת התכנון הרצוי. עבור כל אחת מההוצאות הנדרשות והמתוכננות בתקציב, יש להגדיר לפחות חלופה אחת, בהתאם להיקף ההוצאה. כאשר מציגים את הצורך להנהלה, יש תמיד להציג אלטרנטיבה לפתרון המועדף ולהסביר את ההבדלים ברמת האימפקט על הארגון וכן מה יהיה האימפקט במידה והתקציב לא יאושר כלל. לדוגמא, יתירות רכיבים מעלה את זמינות המערכות ומקטינה את הסיכון לאירוע DR, הגדלת רוחב הפס עשויה להקטין RPOוכן הלאה.

6.      בחנו פרו-אקטיבית את הטכנולוגיות והשירותים החדשים – ההתקדמות הטכנולוגית המהירה, שינויי המחירים וריבוי הפתרונות שקיימים בשוק ומתפרסמים חדשות לבקרים יוצרים לעיתים קושי בתכנון התקציבי. אולם, בתכנון נכון ובחינה פרו-אקטיבית כל אלו יהוו יתרון. עקבו אחרי המגמות ותוכלו להתייעל הן בהיבט הכלכלי והן התפעולי. כך לדוגמא אימוץ שירותי ענן באופן חלקי/מלא עשוי לשפר את אפקטיביות השימוש במשאבים ולהקפיץ את ה-Time to market, מעבר לטכנולוגיית Hyper Convergedעשוי להקטין משמעותית את עלות החומרה והאינטגרציה ותרגולי DRאוטומטיים מבוססי תוכנה יכולים להביא לניהול אופטימלי והקטנת גורם הסיכון של התרגילים בפועל.

7.      הטמיעו ושפרו באופן מתמיד את תהליכי העבודה– מעבר לתהליך Capacity planning, ניהול פרויקט ו-DevOpsשהוזכרו בסעיפים הקודמים, כלל תהליכי העבודה בתשתיות למעשה תומכים בהתייעלות וניהול תקציבי נכון. החל מתהליך השירות, Incident Management, המאפשר יעילות משאבים ועבודה שוטפת של הארגון,  דרך Problem Management, Asset Managementועד Budgeting  לניהול מיטבי של המשאבים הקיימים בתוך הארגון וחלוקתם.

כל אחד מהתהליכים דורש הרחבה, חשיבה והשקעה. אך אם מתחילים בעקרונות הבסיס – יצירת תמונה ברורה, תכנון, חיבור לאימפקט על הביזנס וניתוח חלופות, יוצרים שינוי בהסתכלות הכוללת על ניהול מחלקת התשתיות בארגון ומכאן נכנסים לתהליך של שיפור מתמיד.

אורין פלג, מנהלת יחידת הייעוץ בחברת Energy Team. http://www.energyteam.co.il